Arquivamento de Processos
No módulo do Manual denominado 'Organização da Secretaria', foi explicado sobre Arquivamento Definitivo e Provisório (conceitos/definições), procedimentos para arquivar processos na Secretaria, organização de caixas de arquivo, utilização da ferramenta do Sistema de Controle Processual Virtual-SCPV denominado 'Módulo Caixa' e remessa das caixas ao Arquivo Judiciário do TJSE.
Neste tópico será dada ênfase à gravação dos movimentos 'Arquivamento Definitivo' e 'Arquivamento Provisório'.
O SCP Virtual somente aceita o cadastro deste movimento 'Arquivamento Definitivo', se no processo houver o cadastro antecipado do movimento 'Trânsito em Julgado'. Este último somente é liberado se o processo estiver na 'Julgado'.
Movimentos: Arquivamento Definitivo e Arquivamento Provisório
Destino dos movimentos: Arquivo Secretaria (se processo físico) e Arquivo Eletrônico (se processo eletrônico).
Realizado o movimento de Arquivamento Definitivo/Provisório, o processo não poderá mais receber nenhum movimento no SCP Virtual, a menos que seja retirado desta condição (gravar o movimento 'Recebimento' ou retirar processos de caixa pelo 'Módulo Caixa').
Página do SCP onde é registrado o arquivamento de processos
Adotado o procedimento básico de cadastro do movimento 'Arquivamento Definitivo' (menu: Secretaria>>movimentação), a tela acima é disponibilizada, devendo o usuário atentar para os seguintes campos:
DESTINO: deve ser escolhido o destino Arquivo Secretaria (processo físico) ou Arquivo Eletrônico (processo eletrônico), pois sempre o processo passará um certo período, ainda que curto, arquivado na Secretaria.
O campo de destino é extremamente importante, pois é a partir dele que na Consulta ao processo, podemos observar onde ele se encontra, se com o Juiz, com Advogado, Ministério Público, Perito, Secretaria, etc.
Atenção! Quando os processos forem organizados para serem encaminhados ao Arquivo Judiciário, a Secretaria gravará a 'Remessa', escolhendo-se, desta feita, o destino "Arquivo Judiciário". Lembrando-se que este movimento é gravado de forma automática utilizando o menu 'Secretaria>>Módulo Caixa' (Consultar o módulo 'Organização da Secretaria' deste Manual).
CAIXA: onde deve ser colocado o número da caixa em que o processo físico será arquivado.
Sobre o número da caixa, relembre as informações contidas em Organização da Secretaria, no tópico 'Arquivar processos'.
RESUMO: a priori, não há qualquer necessidade de se preencher este campo, pois este movimento geralmente é aplicado após o trânsito em julgado da sentença e após a regularização da cobrança de eventuais custas, como decorrência normal da própria sentença, independentemente de despacho; se, no entanto, a Secretaria identificar alguma finalidade benéfica, o campo deve ser utilizado.
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